Arkivalian Digisuositus

A r k i v a l i a - Arkistointi - Digiarkisto

Arkistokansiot

Aineisto arkistoidaan kansioissa, joiden nimessä on kokoelman numero ja kuvaus. Ne ovat muodossa ’Arkivalia’arkistonumero’revisionumero’tallennuskokonaisuuden kuvaus. Pääkansio voi sisältää alikansioita, jotka merkitään A, B, C jne. Koko kansionimi saa olla korkeintaan 50 merkkiä pitkä.

Esimerkki: Arkivalia1037R2A_Märtha_Nicklén. Siinä R2A on revisiomerkintä. Sen keskellä olevaa numeroa muutetaan aina, kun kansioon lisätään aineistoa. Viimeistä kirjainta muutetaan, jos tietoihin tehdään vain korjauksia.

Arkistokansion ensimmäisessä tiedostossa kuvataan kokoelman sisältöä. Sen nimi on Arkivalia’arkistonumero’0000.

Alakansioihin merkinnän osien väliin laitetaan vastaavasti kirjain A, B, C jne.

Esimerkiksi: Pääkansiota kuvaava tiedosto on Arkivalia10220000 ja alikansion vastaavasti esimerkiksi Arkivalia1224D0000.

Kansiokokonaisuus tallennetaan Arkivalian Google Drive -arkistoon. Sen nimi on ”ARKIVALIA DIGIARKIV ORIGINAL”. Kyrkslätts Hembygdsförening rf kustantaa tätä varten palvelintilan osoitteessa arkivalia(at)gmail.com.
Keltainen väri Google Drive -kokoelman kuvakkeessa kertoo, että koko kansio sisältää salaiseksi luokiteltua aineistoa, jota ei saa julkaista.
Google Driven kokoelmakansiot voidaan ladata tarvittaessa Arkivalian ulkoiselle kovalevylle tai tietokoneelle.
Kokoelman lahjoittaja tai luovuttaja voi saada kansioonsa lukuoikeudet. Tässä käytetään sopimuksessa ilmoitettua sähköpostiosoitetta.
Arkivalia vastaanottaa ja arkistoi myös valmiiksi digitoituja aineistoja, jotka eivät ole tehty tämän suosituksen mukaisesti, jos aineisto katsotaan Arkivaliassa säilyttämiseen sopivaksi.

Tallenteiden nimeäminen, resoluutio ja tiedostomuoto

Tiedostonimi, eli valokuvan, lehtileikkeen tms. tallenteen nimi luodaan muodossa: Arkivalia’arkistokansion numero’juokseva numero. Molemmissa numero-osissa on neljä numeroa.

Esimerkiksi: Arkivalia10220002. Tiedosto (valokuva) kuuluu arkistokansioon 1022 ja on sen toinen tiedosto.

Tiedostonimi, jos käytetään useita alaryhmiä. Alaryhmät merkitään kirjaimella, joka laitetaan kansio- ja tiedostonumerojen väliin.

Esimerkiksi: Arkivalia1224A0001 on arkistonumeron 1224 alaryhmän A ensimmäinen tiedosto.

Tiedoston nimeen voidaan lisätä lyhyt kuvaus. Kuvaus helpottaa tiedostojen etsimistä. Tiedostonimi luodaan kuten edellä, mutta loppuun lisätään kuvaus. Koko tiedostonimi saa olla korkeintaan 50 merkkiä pitkä.

Esimerkiksi: Arkivalia1224F0009 Kirkkonummen kirkonkylä

Skannaus: valokuvat, negatiivit, diat, lehtileikkeet jne.:

Kuvat skannataan tyypillisesti tiheydellä 300 dpi – 600 dpi ja värisyvyydellä 24 bittiä. Tiedostomuoto on tiff (pakkaamaton). 300 dpi sallii vain vähäisen suurentamisen. Siksi passikuvan kokoiset valokuvat skannataan vähintään tiheydellä 600 dpi.

Kuvien taustapuoli ja muut kuviin liittyvät tekstit skannataan tiheydellä 150dpi. Tiedostomuotona on png.

Kun valokuvan ja sen takapuolen tiedostonimet ovat samat, mutta tiedostomuoto erottaa ne toisistaan, ne pystytään yhdistämään sujuvasti toisiinsa ja lajittelemaan peräkkäin.

Digitointiesimerkki

Kokoelman kuvaustiedosto, ensimmäinen valokuva ja valokuvan kääntöpuoli.

Kansiot
Aineiston pääkansio Arkivalia1022R2A Vuokra-alue 1956 Arrendeområdet
Tiedostot kansiossa
Yleiskuvaus kansiossa Arkivalia10220000.png
Kansion ensimmäinen tallennettu valokuva Arkivalia10220001 Övre Rövars.tif
Kansion ensimmäisen valokuvan kuvaus Arkivalia10220001.png

Arkistokansiot ja alakansiot

Kansio
Aineiston pääkansio	Arkivalia1036R6A Kyhf fotografier

Aineiston alakansio		Arkivalia1036A Schauman, f.d. nr. 47:1-47:24
Tallennettu tiedosto		Arkivalia1036A0001 Elisabeth Schauman sonen Folke 1912.tif
Tallennettu tiedosto		Arkivalia1036A0002 ,,,,,, ja niin edelleen

Aineiston alakansio		Arkivalia1036B Sahrberg, f.d. nr. 47:25-47:32
Tallennettu tiedosto		Arkivalia1036B0001 1904.tif
Tallennettu tiedosto		Arkivalia1036B0002 ,,,,,, ja niin edelleen

Tarkemmat tiedot voidaan tallentaa myös kuvan metadataan. Silloin ne ovat aina kuvan mukana, ja niitä voidaan käyttää hakemiseen. Käytämme kenttiä:

Otsikko = kokoelman kuvaus
Aihe = aineistosana alla olevasta listasta
Tunnisteet = Kirkkonummen kylä ja mahdolliset muut avainsanat
Kommentit = voi sisältää pidemmän kuvauksen

Esimerkiksi kuvan 'Arkivalia10220001” metadata on:

Otsikko:	Porkkalan vuokra-alue heinäkuussa 1956 / Porkala arrendeområde i juli 1956
Aihe:	Rakennukset ja laitokset / Byggnader och anläggningar
Tunnisteet/tagit:	Kirkkonummi Kyrkslätt Porkkala Porkala
Kommentit:	Övre Rövars (Tähän voidaan halutessa kirjoittaa myös pidempi teksti)

Tiedostonhallinnassa metadatakentät valitaan kohdasta Ominaisuudet > Tiedot. Valitse nämä kentät yhden kerran, ja ne avautuvat täytettäviksi jokaiselle kuvalle. Kenttiin voidaan ladata tietoja myös esim. excel-listalta erillisellä ohjelmalla.