|
Vanhojen asiakirjojen säilyttämiselle löytyy monia perusteita. Asiakirjat kertovat jonkun tehtävän hoitamisesta, todistavat, että tehtävä tuli hoidettua tai jäi hoitamatta sekä miten tehtävä hoidettiin. Ihmisen muisti on rajallinen. Siksi arkistojen asiakirjat ovat vielä vuosienkin jälkeen tärkeitä vanhoja asioita selvitettäessä ja tietoja etsittäessä.
• arkisto toimii järjestön, yrityksen ja yksityishenkilön muistina
• antaa tietoa tutkimusten, historiikkien, esitelmien, puheiden, artikkelien
• kirjoittajille sekä historiallisen näyttelyn pystyttäjille
On olemassa erilaisia yksityisiä arkistoja. Kunkin arkistonmuodostajan asiakirjat rajataan omiksi kokonaisuuksikseen. Arkistonmuodostaja on esimerkiksi henkilö, yritys tai yhdistys, jonka toiminnasta on kertynyt arkistoainesta.
Yhdistysten arkistot
Järjestämättömän yhdistyksen arkiston voi järjestää ns. yleisen järjestelykaavan mukaan. Jokin muukin järjestelytapa voi olla yhtä toimiva, riippuen millainen aineisto on kyseessä. Työ aloitetaan lajittelemalla asiakirjat eri ryhmiin niin, että arkistosta saadaan kokonaiskuva. Arkistoon kuulumaton aineisto poistetaan. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat pääsääntöisesti järjestön itse tuottamat asiakirjat. Arkistoinnin yhteydessä kirjoitetaan lyhyt selostus yhdistyksestä.
Yleinen järjestelykaava
A Diaarit
B Luettelot
C Pöytäkirjat
D Toisteet
E Saapuneet asiakirjat
F Kirjeistö
G Tiliasiakirjat
H Sisällön mukaan järjestetyt asiakirjat
I Kartat ja piirustukset
K Tilastoasiakirjat
L Sähköiset asiakirjat
M Muistiot ja suunnitelmat
S Elokuvat ja äänitteet
T Mikrofilmit
U Muut asiakirjat, valokuvat, lehtileikkeet
Suku- ja taloarkistot
Talo- tai sukuarkistoiden järjestäminen poikkeaa yhdistysten arkistojen järjestämisestä. Apuna voi käyttää Kansallisarkiston suositusta. Niinpä yksityisarkistojen järjestämisessä kannattaa edetä sen mukaan, millainen aineisto on kyseessä. Esim. päiväkirjat, kirjeet ja onnittelukortit voi jaotella omiksi ryhmikseen. Samoin kartanoa koskevat paperit voivat olla yksi ryhmä, kun taas toinen ryhmä on kesämökin asiakirjat.
Sukuarkistossa voi pääryhminä olla suvun eri henkilöt, joiden alle sijoitetaan kyseisen henkilön asiakirjat. Nämä voidaan luetteloida esim. aiheiden mukaan. Alaryhmät järjestetään yleensä aikajärjestyksen mukaan. Muita järjestystapoja on aakkos-, numero-, maantieteellinen tai asiasisällön mukainen järjestys.
Kansallisarkiston suku- ja yksityisarkistojen järjestelykaava
I Biografica
Arkistomuodostajan henkilöön liittyvät asiakirjat
esim. Koulu-, -opinto ja työtodistukset
II Kirjeenvaihto
Saapuneet kirjeet
Kirjekonseptit ja / tai toisteet
III Konseptit
Puheet ja esitelmät
Artikkelit ja muut käsikirjoitukset
Muistiinpanot
Päiväkirjat
IV Toiminta-asiakirjat
Pää-, sivu- ja luottamustoimiin sekä harrastuksiin liittyvä aineisto
V Lehtileikkeet ja painotuotteet
VI Valokuvat
Muista vielä
Poista niitit, klemmarit, teipit, kuminauhat, muovikotelot
Poista kopiot (säilytä alkuperäinen/paras versio kyseisestä asiakirjasta), pienpainatteet (paitsi arkistonmuodostajan itse tekemät).
Lehtileikekokoelma kuuluu arkistoon, mutta lehdet, pienpainatteet ja muut kiertokirjeet harkinnan mukaan?
Lähteet:
Onnela, Samuli ja Joki, Vuokko: Kotiseutuarkisto-opas.
Maria Ollikainen 2013.
|