Miksi vanhat asiakirjat kannattaa arkistoida?

Vanhojen asiakirjojen säilyttämiselle löytyy monia perusteita. Asiakirjat kertovat jonkun tehtävän hoitamisesta, todistavat, että tehtävä tuli hoidettua tai jäi hoitamatta sekä miten tehtävä hoidettiin. Ihmisen muisti on rajallinen. Siksi arkistojen asiakirjat ovat vielä vuosienkin jälkeen tärkeitä vanhoja asioita selvitettäessä ja tietoja etsittäessä.
       • arkisto toimii järjestön, yrityksen ja yksityishenkilön muistina
       • antaa tietoa tutkimusten, historiikkien, esitelmien, puheiden, artikkelien
       • kirjoittajille sekä historiallisen näyttelyn pystyttäjille
On olemassa erilaisia yksityisiä arkistoja. Kunkin arkistonmuodostajan asiakirjat rajataan omiksi kokonaisuuksikseen. Arkistonmuodostaja on esimerkiksi henkilö, yritys tai yhdistys, jonka toiminnasta on kertynyt arkistoainesta.

Yhdistysten arkistot

Järjestämättömän yhdistyksen arkiston voi järjestää ns. yleisen järjestelykaavan mukaan. Jokin muukin järjestelytapa voi olla yhtä toimiva, riippuen millainen aineisto on kyseessä. Työ aloitetaan lajittelemalla asiakirjat eri ryhmiin niin, että arkistosta saadaan kokonaiskuva. Arkistoon kuulumaton aineisto poistetaan. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat pääsääntöisesti järjestön itse tuottamat asiakirjat. Arkistoinnin yhteydessä kirjoitetaan lyhyt selostus yhdistyksestä.

Yleinen järjestelykaava

A    Diaarit
B    Luettelot
C    Pöytäkirjat
D   Toisteet
E    Saapuneet asiakirjat
F    Kirjeistö
G   Tiliasiakirjat
H   Sisällön mukaan järjestetyt asiakirjat
I     Kartat ja piirustukset
K   Tilastoasiakirjat
L    Sähköiset asiakirjat
M  Muistiot ja suunnitelmat
S    Elokuvat ja äänitteet
T    Mikrofilmit
U    Muut asiakirjat, valokuvat, lehtileikkeet

Suku- ja taloarkistot

Talo- tai sukuarkistoiden järjestäminen poikkeaa yhdistysten arkistojen järjestämisestä. Apuna voi käyttää Kansallisarkiston suositusta. Niinpä yksityisarkistojen järjestämisessä kannattaa edetä sen mukaan, millainen aineisto on kyseessä. Esim. päiväkirjat, kirjeet ja onnittelukortit voi jaotella omiksi ryhmikseen. Samoin kartanoa koskevat paperit voivat olla yksi ryhmä, kun taas toinen ryhmä on kesämökin asiakirjat.

Sukuarkistossa voi pääryhminä olla suvun eri henkilöt, joiden alle sijoitetaan kyseisen henkilön asiakirjat. Nämä voidaan luetteloida esim. aiheiden mukaan. Alaryhmät järjestetään yleensä aikajärjestyksen mukaan. Muita järjestystapoja on aakkos-, numero-, maantieteellinen tai asiasisällön mukainen järjestys.

Kansallisarkiston suku- ja yksityisarkistojen järjestelykaava

I Biografica
           Arkistomuodostajan henkilöön liittyvät asiakirjat

           esim. Koulu-, -opinto ja työtodistukset
II Kirjeenvaihto
           Saapuneet kirjeet
           Kirjekonseptit ja / tai toisteet
III Konseptit
          Puheet ja esitelmät
          Artikkelit ja muut käsikirjoitukset
         Muistiinpanot
         Päiväkirjat
IV Toiminta-asiakirjat
         Pää-, sivu- ja luottamustoimiin sekä harrastuksiin liittyvä aineisto
V Lehtileikkeet ja painotuotteet
VI Valokuvat

Muista vielä

Poista niitit, klemmarit, teipit, kuminauhat, muovikotelot
Poista kopiot (säilytä alkuperäinen/paras versio kyseisestä asiakirjasta), pienpainatteet (paitsi arkistonmuodostajan itse tekemät).
Lehtileikekokoelma kuuluu arkistoon, mutta lehdet, pienpainatteet ja muut kiertokirjeet harkinnan mukaan?

Lähteet:

Onnela, Samuli ja Joki, Vuokko: Kotiseutuarkisto-opas.
Maria Ollikainen 2013.

Arkivalia - Digisuositus (Versio 1, uusi versio tulossa)

Järjestä valokuvasi vuosilukujärjestykseen, ja kerro jokaisesta valokuvasta mitä tiedät siitä,esimerkiksi milloin ja missä kuva on otettu ja ketä henkilöitä tai mitä rakennuksia siinä on. Katso tarkemmin ylläolevaa selostusta "Valokuvien säilytys ja arkistonti".

Voit myös lainata paperikuviasi Arkivaliaan, joka skannaa joko kaikki tai arkiston kannalta tärkeät kuvat, ja palauttaa paperikuvat sitten takaisin. Arkivalia ottaa vastaan myös digitoituja valokuvia joko arkiston Google Drivelle tai suoraan arkistolle. 

Ota yhteyttä Arkivaliaan, Kirkkonummen paikallisarkistoon ja kerro lahjoitettavista valokuvista.

Luovutetuista kuvista muodostetaan arkistokokoelma, ja siitä tehdään Luovutussopims.

Lataa luovutussopimuslomake tämän sivun oikeasta reunasta. Voit täyttää lomakkeen joko kotonasi tai Arkivaliassa, josta saadaan myös kokoelmanumero.

Ota yhteyttä Arkivakiaan, Kirkkonummen paikallisarkistoon, ja kerro säilytettäväksi aiotusta aineistosta.

Aloita aineistosi järjestäminen oheisen arkistokaavion mukaisesti.

Aineistosta muodostetaan arkistokokoelma, ja siitä tehdään säilytyssopimus viideksi vuodeksi. Jos kokoelmaan toimitetaan lisää aineistoja, pyritään siihen, että tämä tehdään kerran vuodessa. Jollei säilytyssopimusta uusita viiden vuoden kuluttua, siirtyy omistusoikeus Arkivalialle.

Lataa säilytyssopimuslomake tämän sivun oikeasta reunasta. Voit täyttää sen kotona tai Arkivaliassa, josta saat myös kokoelmanumeron