| A r k i v a l i a - Tietosuojaseloste |
KOKOELMAHALLINTA
Arkivalian webbsivut: https://kyhf.hembygd.fi/arkivalia_fi/alku/
Tämä on tietosuojalain sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 12. ja 13. artiklan mukainen informointiasiakirja.
1. Rekisterinpitäjä
Kirkkonummen kotisetuyhdistys ry / ARKIVALIA – Kirkkonummen paikallisarkisto
Vanha Heikkiläntie 19 A 7
02400 Kirkkonummi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Arkiston kokoelmien rekisteri:
Arkistoassistentti Rita Jansson
arkivalia@kyhf.fi
+358 50 359 0452
3. Rekisterin nimi
ARKIVALIA – Kirkkonummen paikallisarkisto: Huvudkatalog
Rekisterien muodot:
Sähköinen järjestelmä: Google Drive (arkivalia@gmail.com) / Excel sekä kopioita arkiston tietokoneessa ja ulkoisella kovalevyllä.
Manuaalinen aineisto: Lahjoitusasiakirjat, talletussopimukset, kortistot ja diaari/päiväkirja, lainasopimukset, valokuvien käyttösopimukset, valokuvat järjesteltynä kokoelmien mukaan ja arkistoaineisto.
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida arkiston kokoelmia.
Kokoelmien lahjoittaja tai tallettaja sekä omistaja ja arkistonmuodostaja näkyvät arkiston verkkosivuilla Katalogen/Desky tietokannassa.
EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1e. Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
5 Rekisterin tietosisältö
Kokoelmia hallinnoidessa rekisterinpitäjä käsittelee kokoelmien objekteihin, kuten esineisiin, valokuviin ja arkistoaineistoihin, liittyviä henkilötietoja. Sellaisia tietoja ovat esim.:
nimi, sukupuoli, syntymä- ja kuolinaika
syntymäpaikka, asuinpaikka
koulutus, ammatti, titteli
Rekisterinpitäjä käsittelee myös muita kokoelmahallintaan liittyviä henkilötietoja kuten esim:
tiedot lahjoittajista tai tallettajista; nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika ja -paikka sekä ammatti.
tiedot lainaajista; nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
tiedot kokoelmahallinnan tekijöistä; nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
tiedot arkiston rekisterin käyttäjistä, Google Drive (arkivalia@gmail.com) Excel asiakirja Huvudkatalog; nimi, työtehtävä ja työsuhteen ajankohta.
tiedot arkistoa tutkivista henkilöistä; nimi, osoite, puhelin, sähköpostiosoite, syntymäaika ja -paikka sekä ammatti.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot on saatu arkiston oman toiminnan ja tutkimistyön tuloksena, asiakirjoista, arkistoista sekä aineistojen lahjoittajilta tai tallettajilta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja voidaan välittää tutkijoille ja muille kokoelmapalveluiden asiakkaille tutkimus- tai yksityiskäyttöön.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA -alueen ulkopuolelle.
Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.
8 Henkilötietojen arkistointiaika
Henkilötiedot säilytetään pysyvästi.
Poikkeuksena on talletetut kokoelmat, joita säilytetään 5 vuotta. Jos sopimusta ei uusita viiden vuoden jälkeen, arkisto päättää säilytetäänkö henkilötiedot pysyvästi.
9 Tietosuojaus
Sähköiset rekisterit:
Henkilötiedot kerätään tietokantaan Excel-asiakirjaan, ja muihin asiakirjoihin kokoelmanhallintaa varten salasanoin ja teknisin keinoin suojattuina. Rekisteriä käyttävät ainoastaan siihen oikeutetut henkilöt. Kullakin käyttäjällä on käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Oikeudet myöntää kokoelmanhallintajärjestelmän pääkäyttäjä.
Rekisterissä olevia tietoja ei ole säädetty salassapidettäviksi.
Manuaaliset rekisterit:
Aineistot säilytetään ARKIVALIA – Kirkkonummen paikallisarkiston lukituissa ja valvotuissa tiloissa.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
tarkastaa itseä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot pyydettäessä
vaatia virheellisen tiedon oikaisua
vaatia tiedon poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet
peruuttaa antamansa suostumus tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Tietosuojaselosteen muutokset
Tähän selosteeseen (R2D) voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia esim. lainsäädännön muuttuessa.